Vijf tips voor succesvol beeldbellen

Dit jaar is thuiswerken de norm en zijn online meetings en webinars niet meer weg te denken. Aanleiding genoeg voor auteur Marlous de Haan om het boek ‘Videobellen Etiquette‘ te schrijven. In het boek staan 75 niet te missen gedragsregels voor succesvol beeldbellen. Wij geven je er alvast vijf mee!

Door: Roland Pijnen

Haar vorige boek ‘Smartphone Etiquette‘ verscheen precies tijdens de eerste weken van de coronacrisis. In dat boek staan 125 gouden gedragsregels die je zou moeten kennen voor het gebruik van je mobiel. In haar nieuwe boek staan minder gedragsregels, maar die zijn wel stuk voor stuk belangrijk, merkte De Haan. “Ik zag de gedragsregels tijdens het videobellen en de online meetings voor mijn ogen ontstaan.”

De auteur is op onderzoek uitgegaan en heeft situaties, gedragsregels en tips verzameld en gebundeld. Het boek dat je bewust moet maken van niet te missen gedragsregels, heeft als doel om het beeldbellen leuker en succesvoller te maken. Wie wil dat nou niet?

Tip 1: Demp je microfoon

Mute, ofwel gedempt, wil zeggen dat je microfoon uit staat. Unmute, ofwel dempen opheffen, wil zeggen dat je microfoon open staat en dat je -en je omgeving- voor alles en iedereen hoorbaar is. Een gouden regel is: mute je microfoon als je niets meer te zeggen heb. Zo voorkom je dat je al snel in the picture staat en dat er bij jou achtergrondgeluiden zijn die storen.

Tip 2: bereid je voor

Tijdens formeel videobellen is het belangrijk om te weten wat wel én wat niet kan. Het is daarom belangrijk om goed voorbereid te zijn en extra aandacht te besteden aan de volgende punten: kleding en uiterlijke verzorging, niet neuspeuteren, niet eten of alcohol drinken (tenzij het een lunchbijeenkomst of vrijdagmiddag borrel is) en staat alles klaar wat je nodig gaat hebben?

Tip 3: Denk aan geluiden op de achtergrond

De microfoons zijn kwaliteit erg goed, wat er toe leidt dat er veel geregistreerd wordt. Houdt dus goed in de gaten of er geluiden zijn die de online-vergadering kunnen verstoren. Denk daarbij aan: Het typen op je toetsenborg, wegwerkzaamheden of een tikkende klok. Afgezien van het feit dat afleidt van de spreker en het onderwerp, kan het ook nog eens bijzonder irritant zijn.

Tip 4: Houd de regie over het gesprek

Als host/gespreksleider/organisator heb je de taak om in de gaten te houden wat er tijdens een meeting gebeurt. Tóch kan het ook weleens misgaan. Tijdens een wiskundeles op school merkte de docent dat twee kinderen obscene gebaren aan het maken waren en elkaar de huid vol zaten te schelden. Bij online-vergaderingen met grote groepen is een assistente geen overbodige luxe. 

Tip 5: Zoek een rustige plek

Er zijn veel voorbeelden van onverwacht bezoek, die vaak ook viraal zijn gegaan. Eén voorbeeld gaat over de BBC News-verslaggever die live in de uitzending, vanuit thuis aan het videobellen is. Heel de wereld kon zien hoe hij bezoek kreeg van zijn twee kleine kinderen die helemaal enthousiast de kamer binnenstormde. Notabene zijn vrouw moest haar man uit de problemen helpen, die zijn lach moest onderdrukken, zich excuseerde en zijn verhaal vervolgde. Tip: waarschuw je omgeving dat je niet gestoord wil worden en zoek een rustige plek uit.

Boordevol tips

In het lees- en bladerboek, ondersteund met toepasselijke humorvolle illustraties, zijn nóg ruim 70 tips voor succesvol beeldbellen te vinden. Of het een formeel werkoverleg betreft of een ontspannen humoristisch gesprek met vrienden of familie. Videobellen Etiquette helpt je het gesprek succesvol te laten verlopen. 

De 75 tips voor succesvol beeldbellen zijn onderverdeeld in 13 categorieën. Categorieën als: voorafgaand aan een meeting, tijdens een meeting en na afloop van de meeting. Ook lees je over: hoe je niet ongepast reageert, want je kunt op verschillende manieren reageren, zoals verbaal, via gebarentaal, chat of met lichaamstaal. Wat je moet doen tijdens informeel of formeel videobellen. Maar ook hoe je bloopers kunt voorkomen en wanneer eten en drinken tijdens het videobellen geen enkel probleem is of wanneer het “not done” is.

Marlous de Haan heeft gewerkt in verschillende branches en is erg ondernemend. Een aantal van haar huidige en voormalige beroepen zijn: fysiotherapeut, wetenschapper en fotograaf. Ook is/was ze eigenaar van Nomofoob.nl, eigenaar Magic at Work en eigenaar en eindredacteur IkHouVanLingewaard.nl. Daarnaast is De Haan kandidaat-statenlid #20 bij de VVD Provincie Gelderland. 

Ze weet veel af van nomofobie, oftewel een overmatige angst voor het niet continu bereikbaar zijn via een mobiele telefoon, en schreef hier eerder het boek Smartphone Etiquette over. Vóór het schrijven van het boek Videobellen Etiquette heeft ze zich verdiept in het videobellen.